شناخت اهميت و ضرورت گزارش نويسي
اهميت
نوشتن يا مكاتبه آسانترين ، كم هزينه ترين ، مطمئن ترين و با دوام ترين وسيله ايجاد ارتباط و انتقال اطلاعات از زمان هاي گذشته تاكنون
به شمار مي رود.
در بيش از 200 آيه از قرآن كريم، خداوند متعال به مكاتبه و نوشتار اشاره فرموده است .در نهج البلاغه نيز با واژه هايي نظيربلغني( به من
گزارش رسيده ) به اتفاق از گزارش ياد شده است . در سوره " قلم " نيز خداوند رحمان به قلم سوگند ياد كرده است. يكي از رايجترين
شيوه هاي ارتباط رسمي با مراجع درون سازماني و يا برون سازماني استفاده از مكاتبات اداري است . بنا به دلايل مختلفي از جمله شيوه
هاي مديريتي در سازمان ها و موسسات ، در مكاتبه از روش مشخصي پيروي نمي شود . آموزش كاركنان سازمان ها يكي از مهمترين
عوامل در نظم بخشيدن به اين مهم ، با هدف ايجاد يكنواختي در بكارگيري اصول صحيح نگارش و رعايت سلسله مراتب اداري است
آنچه در اين مجموعه ارائه شده تلاشي است در جهت ايجاد آگاهي و آماده سازي هنرجويان براي ورود به سازمان ها و مؤسسات دولتي و
غيردولتي و انجام اموراداري كه اميد است با مطالعه و اجراي دقيق آن امكان دستيابي به اهداف پيش بيني شده و تسريع در امور اداري
فراهم آيد.

گزارش نويسي و مكاتبات اداري
========================================================================

ضرورت
در اعتبار و اطمينان مكاتبات و مطالب مكتوب به عنوان " سنديت موضوع " قوانين مختلفي وضع شده است .به طوري كه در همين زمينه
ماده 1284 قانون مدني كشور مي گويد:
سند عبارت است از:
"هر نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد" .
برهمين اساس نيز كليه املاك و مستغلات و بعضي از دارايي هاي منقول مثل اتومبيل و موتورسيكلت داراي اسناد و مدارك مكتوبي هستند
كه مالك و دارنده آنرا معرفي مي نمايد.
اسناد ومدارك و مكاتبات در حال حاضر به عنوان مهمترين وسيله ارتباطي در بين سازمان ها و موسسات دولتي و غيردولتي و حتي
توافقنامه ها و معاهده هاي بين المللي مي باشد قابل ذكر است كه تجهيزات و وسائل ارتباطي مثل تلفن ، تلگراف ، تلكس، فاكس ، راديو،
تلويزيون و ساير سيستم هاي صوتي و تصويري و الكترونيكي وسيله انتقال پيام بوده و به عنوان ابزار كمكي كاربرد دارند . در ارتباطات
رسمي و غيررسمي ممكن است با يك تلفن دستور انجام كار و يا پرداخت مبلغي صادر شود ولي تا رسيدن نامه كتبي مربوط به آن ، معمولا
اقدامي صورت نخواهد گرفت، چون چنين اقدامي خلاف قانون و مقررات رسمي سازمان ها است
در اين مواقع وصول يك يادداشت كتبي سند برائت اقدام كننده به شمار مي رود اصل پانزدهم قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران مصوب
1358 مي گويد ": زبان و خط رسمي و مشترك مردم ايران فارسي است .اسناد و مكاتبات و متون رسمي و كتب درسي بايد با اين زبان و
خط باشد ولي استفاده از زبا ن هاي محلي و قومي در مطبوعات و رسانه هاي همگاني و تدريس ادبيات آنها در مدارس در كنار زبان فارسي
آزاد است".
بنابرآنچه گفته شد نقش و اثر واژه مهم " نامه هاي اداري " در نظام جريان اموراداري هر سازمان كا ملا مشهود است و مي توان مدعي شد
كه هيچ كاري را بدون نامه يا گزارش در موسسات نمي توان به صورت رسمي انجام داد و مهمترين وسيله هماهنگي در داخل سازمان و يا
خارج از سازمان نامه ياوسيله مكتوب ديگري مثل گزارش كار،صورتجلسه ، آئين نامه ، بخشنامه ، و ...است.
ضرورت گنجاندن اين مبحث در سلسله دروس مهارتي آتش نشاني ، آشنا ساختن هنرجويان اين حرفه مقدس به فنون مكاتبه و تهيه
گزارش هاي مكتوب موردنياز در انجام امو ر اداري مي باشد ضمن اينكه نويسندگان مكاتبات اداري به استانداردهاي مربوط در تهيه نامه ها
و گزارش ها و ...آگاهي يافته و نظم و سياق مطلوبي در اين زمينه رايج گردد.
ضرورت مهمتر در ايجاد يكنواختي به كارگيري اصول صحيح نگارش و رعايت سلسله مراتب انجام كار در كليه مراحل زندگي شغلي است.
اهداف درس:
اهداف كلي درس شامل آشنا ساختن كاركنان با مهارت گزارش نويسي و انجام " است كه در اين راستا مشخصات يك نوشته و
گزارش خوب، ويژگي هاي گزارشگر ، اصول و مباني گزارش نويسي و مكاتبات اداري و روشهاي انجام كار از جمله مهمترين مباحث موردنظر
به شمار مي روند كه مورد بررسي قرار مي گيرند.
اهداف رفتاري موردنظر از ارائه اين مبحث ايجاد دقت و مهارت عملي در كاركنان براي انجام امور گزارش نويسي و مكاتبات اداري است و در
پايان دوره كاركنان علاوه برآشنايي با مطالب تئوري مطرح شده بايستي قادر به تهيه انواع گزارش ها و نامه هاي اداري مورد بحث باشند.
فصل اول: مشخصات يك نوشته خوب
هريك از مطالبي كه توسط افراد مختلف نوشته مي شوند داراي مشخصات و ويژگي هاي مخصوص به خود مي باشند و معمولا كمتر مي
توان دو نوشته را يافت كه داراي قواعد و مشخصات كاملا مشابه باشند اما مي توان گفت كه در كليه نوشته ها بايد دو نوع مشخصات را
مورد توجه قرار داد:
الف ) از نظر مفهوم و محتوا و پيام
نوشته بايد پاسخگوي نياز مشخصي بوده و به خواننده آگاهي لازم را برساند. اين آگاهي ممكن است درزمينه هاي مختلف روحي ،اعتقادي و
معنوي ، شغلي ،قانوني ياحقوقي،علمي وتخصصي باشد . محتواي نوشته مي تواند ذوق و استعداد و نيروي خلاقه را در افراد تقويت و بيدار
نمايد و خواننده را به انديشه وتعمق و تحقيق وادارد.
ب ) از نظر سبك و آيين درست نويسي
كه ويژگيهاي يك نوشته خوب عبارتند از:
-1 ساده نويسي :نوشته بايد ساده و روان و درعين حال شيوا ورسا باشد و بدون هرگونه عبارات مبهم و جملات پيچيده وكلمات نا مانوس
باشداز كاربرد واژه هاي خارجي كه داراي مترادف فارسي هستند خودداري شود
-2 رعايت عفت قلم و پاكي فكر : در نوشته ها استفاده از واژه ها و الفاظ زشت و ركيك موجب بي ارزش شدن نوشته و خواري نويسنده
مي گردد
3 -وحدت موضوع : يعني فراهم آمدن تناسب و ارتباط طبيعي معاني مورد بحث در نوشته با يكديگر
4 -رعايت اختصار : نوشته بايستي تاحد امكان مختصرو مفيد بوده و از ذكر مطالب خارج از موضوع خودداري شود
5 -مقدمه كوتاه : نوشته بايد فاقد مقدمه چيني هاي غيرضروري و ملال آور باشد.
6 -املاي كلمات به صورت صحيح و درست باشد
7 -نكات دستوري : درسراسرنوشته بايد قواعد دستوري رعايت شود و اجزاي جمله درجاي مناسب قرارگيرد.
8 -رعايت قواعد نشانه گذاري ( نقطه و ساير علائم)
9 -خوانا بودن خط
10 -نظم و ترتيب و نظافت
11 - آوردن هر يك از انواع مطالب در يك بند جدا و مستقل
12 - توجه به مخاطب : نوشته بايستي متناسب با فهم و درك و سواد خواننده باشد.
براي نگارش چه بايد كرد ؟
اصول زير مي تواند به نوشتن يك متن يا مطلب خوب كمك نمايد:
1 -خواندن
بهترين و موثرترين وسيله كسب مهارت در نوشتن ، مطالعه و خواندن است البته اين روش زمان بيشتري به طول مي انجامد.
2 -نوشتن
نويسندگي يك هنر است و مانند ساير هنرها و تخصص ها با خواندن كتاب هيچكس خبره و ماهر نمي شود .بنابراين بايد درباره آنچه مي
انديشيم ، مي خوانيم و يا مي بينيم بنويسيم و آنقدر اين كار را تكراركنيم تا به هدف خود برسيم.
3 -رعايت مراحل نگارش:
٣
مراحل نگارش عبارتند از:
الف ) تفكر و دقت
اقدام به هر كاري بيش از همه به انديشه نيازمند است و از ذهن خالي چيزي تراوش نمي كند و بيان درست و دقيق هيچ مطلب بدون
انديشه ميسر نمي گرددبايد با دقت به موضوع فكر كرده و بدانيم چه مي خواهيم بنوسيم.
ب ) طرح
دقت و تفكر درباره موضوع منجر به شكل گيري طرح يا نقشه كار و فهرست نكات اصلي موضوع در ذهن انسان مي گردد .پس از تعيين
اولويت ها و ارتباط معنايي مطلب اقدام به نوشتن مي كنيم.
ج ) گردآوري اطلاعات
د ) تهيه پيش نويس
ه ) خواندن پيش نويس و حذف نكات زايد و اصلاح نوشته
و ) پاآنويس يا تايپ نوشته يا گزارش
ز ) مطالعه و بررسي دقيق و نهايي متن يا گزارش
تعريف گزارش:
درمفهوم گزارش تعاريف متعدد ي بيان شده است كه تعدادي از آنها در زير آمده است، هريك از اين تعاريف باتوجه به نوع كاربرد گزارش
بيان مي شود.
گزارش مكاتبه اي است كه از سوي واحدهاي سازماني و يا كاركنان زيردست تهيه و طي آن خواسته ها يا پيشنهادها و نظريات و يا نتيجه
اقدامات دستورات صادره جهت آگاهي ازجريان امور و يا تصميماتي كه بايد اتخاذ گردد، به مقام بالاتر ارائه مي شود
گزارش انتقال پاره اي از اطلاعات است به كسي كه از آن بي اطلاع بوده يا آگاهي كافي ندارد
گزارش عبارت است از ارائه اطلاعات سازمان يافته با نظر مشورتي اداري كه برمبناي آن تصميم گيري آگاهانه براي گيرنده گزارش امكان
پذير باشد
گزارش به معناي شرح و تفسير و بيان است و گزارش نويسي عبارت است از نوشتن و تشريح وتوصيف مطالب يا اخبار و رويدادهاي علمي
يا ماموريت ها و اموري كه انجام يافته است.
گزارش بيان توصيفي يك خبر يا حادثه يا موضوع كاري يا اجتماعي است
گزارش تلفيقي است از خبر و تحقيق به اضافه بازسازي تئوري هنرمندانه وقايع و موضوعات اجتماعي كه همراه با واقعيت باشد.
انواع گزارش
گزارش را از نظر نوع ، هدف ، اندازه و ساير نكات مي توان به صورت هاي زير تقسيم كرد:
1 -از لحاظ كاربرد:
گزارش تحصيلي و تحقيقي : اين گزارش بر مبناي تحقيق خالص آماده مي شود يعني انگيزه دانشجو يا هنرجوي محقق در تهيه گزارش،
ذوق و علاقه به مطالعه و حل مشكل موردنظر بوده و به منظور بالا بردن سطح اطلاعات و معلومات در زمينه موضوع مورد تحقيق و مطالعه
مي باشد.
گزارش اداري : اين نوع گزارش در سازمان ها و ادارات مختلف مثل بانك ها ، شهرداري ها شركت ها و موسسات ديگر تهيه مي شود و
بيشتردر برنامه ريزي ها و اتخاذ تصميمات اداري مورداستفاده قرار مي گيرد.
2 -از لحاظ منابع واندازه ، گزارش به اقسام زير تقسيم مي شود:
گزارش ساده : مثل تهيه يك مصاحبه با فردي معروف در مورد اظهار عقيده شخصي درباره يك موضوع و يا تهيه خلاصه يك كتاب .اين
گزارش از اطلاعات دست اول تهيه مي شود
گزارش تفصيلي : در اين گزارش علاوه بر منابع دست اول ديگر منابع نيز مورد استفاده قر ار مي گيرند نتيجه اين گزارش حقيقي تر و
مطمئن تر است.
-3 گزارش از لحاظ ارزش و رسميت
۴
گزارش غيررسمي : كه براي ارائه اطلاعات فوري تهيه مي شود مثل گزارش ساده و اداري و يا مقالات روزنامه و مجلات.
گزارش رسمي : مثل گزارش هاي تحقيقي و رساله هاي دانشگاهي كه به منظور ارائه به يك مركز علمي تهيه مي شود.
-4 گزارش از لحاظ نحوه انعكاس اطلاعات و مطالب
الف - گزارش انشايي مثل متون ساده ادبي يا انشايي در موضوع سرگذشت و آثار يك شاعر يا نويسنده
ب - گزارش مختلط كه در تهيه آن علاوه بر متن ساده از ارقام ، آمار،جداول و منحني و تصاوير نيز استفاده مي شود . گزارش هاي مالي ،
حسابداري ،شيمي ،فيزيك ،فرهنگي و آموزشي و اجتماعي از اين نوع گزارش مي باشند.
انواع گزارش اداري
همان طور كه گفته شد گزارش در انواع مختلفي تهيه و تنظيم مي شود .در ادامه بحث چهار نوع گزارش كه در مكاتبات اداري داراي كاربرد
بيشتري مي باشد مورد بررسي قرار مي گيرد:
-1 گزارش خبري
گزارشي است كه بار خبري آن بيشتر از ساير وجوه گزارش باشد . گزارش خبري نيز داراي ويژگي هايي مثل درستي و واقع گرايي ، روشني
و قابل فهم بودن اطلاعات و همچنين جامعيت خبر ( موجود بودن عناصر خبري و گزارش ) مي باشد.
تعريف خبر : خبر گزارشي است در مورد رويدادهاي واقعي و عيني و پديده هايي كه مربوط به وقايع روز مي باشد.
عناصر خبر كه وجود آنها در هر گزارش خبري ضرورت دارد عبارتند از : كه ) چه كسي ( ؟ ، كي ) چه وقت ( ؟ ، كجا ؟ ، چه ؟ ، چرا و
چگونه ؟
كه ؟ : يا چه كسي ؟ به فرد يا افراد ، عاملين ، شاهدين ، مجروحين ، مصدومين و گويندگان خبر گفته ميشود.
كي ؟ : يا چه وقت ؟ به زمان دقيق وقوع حادثه ) خبر ( گفته مي شود.
كجا ؟ : شامل نشاني و موقعيت دقيق مكاني محل وقوع خبر يا حادثه است.
چه ؟ : چه چيز يا چه اتفاق ؟ همان اهميت موضوع خبر است مثل آتش سوزي ، انفجار ، آوار ، افتتاح يك بزرگراه ، سد يا بيمارستان و ...
كه در مورد آن گزارش يا خبر تهيه شده است.
چرا ؟ : علت دقيق وقوع حادثه مي باشد كه در خبر يا گزارش ذكر شده و يا در علت يابي و تحقيق مربوط به موضوع به طور دقيق تشريح
مي گردد.
چگونه ؟ : حالت و نحوه وقوع خبر يا حادثه و شرايط گسترش عوارض و خسارات آنرا بيان مي كند . تهيه كننده گزارش بايد بداند واقعه يا
حادثه چرا و چگونه اتفاق افتاده و عامل آن چه و يا كه بوده و در چه قسمت و كجا به وقوع پيوسته است.
2 -گزارش توصيفي
گزارش توصيفي يا تشريحي گزارشي است كه پس از انجام بازديدهاي علمي، فني و مطالعاتي و كارشناسي از وضعيت و شرايط محل مورد
بازديد به طور مفصل ثبت مي گردد .در اين گزارش لازم است كليه جزئيات مكاني و زماني و شرايط خاص حاكم بر صحنه يا موضوع و
موارد درخواستي مورد بررسي قرا ر گرفته ومكتوب گردد.گزارش توصيفي ممكن است در بازديد از يك نمايشگاه ، يك مركز تجاري، يك
شهر يا از وقوع يك حادثه وآتش سوزي يا از سوانح غيرمترقبه تهيه و ارائه شود.
-3 گزارش اداري يا گزارش كار
اين نوع گزارش از سوي واحدهاي سازماني و يا كاركنان زيردست تهيه مي شود و شامل خواسته ها وپيشنهادات يا نظرات و نتيجه اقدامات
مربوط به اجراي دستورات است و براي آگاهي مقام يا مقامات بالاتر تهيه و ارائه مي گردد .ساختار اين نوع گزارش داراي سه بخش سرلوحه
يا عنوان ، متن و پايان گزارش مي باشد .نحوه تهيه اين گزارش در صفحات بعد آمده است
آنچه مهم است ويژگي هاي گزارشگر است كه ارزش اين گزارش را بالا خواهد برد . محتواي گزارش حريق يا حادثه شامل اطلاعاتي از قبيل
نيروهاي اعزامي ، موقعيت مكاني و زماني وقوع رويداد، عوامل اطلاع دهنده و شرايط حاكم بر وقوع حادثه ، شرح جزئيات آن ، اقدامات انجام
شده توسط نيروهاي امدادي ، مشخصات محل و تمهيدات و تجهيزات ايمني موجود ، آسيب هاي جاني و مالي به بار آمده با ذكر مشخصات
، شرح دقيق علت وقوع حريق و حادثه و مشخصات افراد و مسئولين و گروههاي امدادي حاضر در محل مي باشد . درصورتي كه گزارش
حريق و حادثه داراي فرمهاي مخصوص باشد باتوجه به دستورالعمل هاي مربوطه اقدام به تنظيم يا تكميل فرم گزارش شود.
۵
فصل دوم: مشخصات يك گزارش خوب
اگرچه گزارش ها از نظر هدف ، موارد مصرف ، نحوه تهيه و ارائه با يكديگر تفاوت دارند اما در برخي خصوصيات باهم مشترك هستند از
اينرو براي تهيه يك گزارش خوب بايستي نكات زير را رعايت نمود
گزارش بايد صرفا منعكس كننده حقايق باشد و در هيچ موردي اطمينان بيجا و غيرمستند ندهد و عقايد و احساس و سليقه در آن مداخله
نكرده باشد
گزارش بايد سرشار از اطلاعات لازم و كافي باشد و از هرگونه مطلب غيرضروري و يا بي فايده دور باشد و به طورصحيح و منظم تقسيم
بندي شده باشد
گزارش بايد نه خيلي طولاني و مفصل و نه خيلي كوتاه و مختصر باشد .يعني به اندازه اي باشد كه همه نكات لازم را در برگيرد و ايجاد
خستگي درخواننده نكند بلكه موجب ترغيب او به خواندن تمام گزارش شود.
گزارش بايد براساس تفكري صحيح و منطقي تدوين شده و از حدس و احتمال به دور باشد وموجب ايجاد اعتماد درخواننده شود.
گزارش بايد بدون اظهارنظر صريح و قطعي درباره مسائل مشكوك و احتمالي باشد
نقل قولها بدون تحريف و با دقت آورده شود.
قواعد درست نويسي و نكات دستوري و علائم و نشانه ها در آن رعايت شود.
ويژگيهاي گزارشگر
گزارشگر بايستي داراي ويژگي هاي فردي شامل قدرت تشريح ، تجسم و تفسير باشد.
تشريح:
ذكر جزئيات و آوردن تمامي عناصر آگاهي دهنده از موضوع و خبر به صورت كتبي يا شفاهي را تشريح گويند.
تجسم:
بيان توصيفي موضوع با ذكر حالات و شرايط مادي و معنوي به صورت قابل درك و احساس خواننده تجسم نام دارد.
تفسير:
به ارائه نظر و اعتقاد و برداشت هاي گزارشگر از موض وع به طور دقيق و منطبق بر واقعيت ها تفسير مي گويند بنابراين وظيفه گزارشگر در
بازگوئي مسائل استفاده از حواس پنجگانه خود بجاي حواس خواننده است، به طوري كه بجاي او ببيند، بشنود ، لمس كند، ببويد و بچشد،در
اين صورت است كه خواننده مي تواند تسلط كافي بر موضوع پيدا كند.گزارشگر با استفاده از خلاقيت هاي ذهني و تخيل پوياي خود،
موضوعات كاري واجتماعي را به صورتي زنده و موشكافانه در اختيار خواننده قرار مي دهد و بالاخره ميزان تسلط و مهارت گزارشگر در
تكنيك هاي گزارش نويسي و آگاهي كامل از موضوع گزارش و در نظر گرفتن خواست ها ونيازهاي خواننده گزارش ، موجب مي گردد
گزارشي كامل ، گويا و با ارزش تهيه شود.باتوجه به تعاريف گزارش و ويژگيهاي گزارشگر ، هر كس در هر مقامي كه باشد نيازمند گزارش
است و يا اينكه بدون توجه به كسب يا ارائه گزارش مي پردازد .مثلا اگر كسي وقت را از شما بپرسد و شما ساعت را به او اعلام كنيد نوعي
گزارش شفاهي انجام گرفته است و يا شرح وقايع و اخبار روزانه براي دوستان و همكاران نيز نوعي گزارش شفاهي محسوب مي شود در
صورتي كه خبري را به صورت كتبي و يا وقوع حادثه اي را كتبا به فردي اطلاع دهيد گزارش نويسي انجام داده ايد بنابراين گزارش به دو
صورت شفاهي و كتبي انجام مي گيرد. ارائه گزارش شفاهي بسيار ساده است اما تهيه يك گزارش مكتوب نيازمند قابليت هاي ويژه و آگاهي
هاي مقدماتي است كه موضوع اصلي اين مبحث است.
اصول گزارش نويسي
هر مدير در هر سطح يا رده مديريت براي آگاهي از جريان امور حوزه تحت تصدي خود و انجام اقدامات و تصميم گيريها ي مناسب و
صحيح ناگريز از خواندن گزارش هاي مختلف مي باشد .بدون شك محتواي گزارش ها اعم از مطالعات و تحقيقات و بازرسي ها ، نحوه اجرا و
مقدار پيشرفت برنامه ها ، نتايج فعاليت ها و بازتاب هاي آن و فعل و انفعالات دروني و بيروني سازمان و خلاصه هر واقعه مهم و حساس ، در
تصميم گيري و تشخيص درست و نادرست هر مدير اثرگذار و سرنوشت ساز است بنابراين بايد توجه داشت:
۶
1 -مجموعه گزارش ها درحقيقت سنت و سابقه فرهنگي و تاريخي را براي سازمان پديد مي آورد و مي تواند راهنما و راهگشاي زندگي
آينده سازمان يا شركت و حتي نهادهاي مشابه باشد.
2 -گزارش تا حد زيادي بازتاب كيفيت انجام كاري است كه موضوع گزارش مي باشد .همچنين نمودار شخصيت و مهارت گزارشگر و يا
تنظيم كننده گزارش است.
3 -در حين تهيه گزارش نقايص كار آشكار شده و معلوم مي شود اطلاعات گزارش داراي چه ميزان ازاهميت است.
4 -سازمان و موسسه اي كه فاقد گزارش هاي كاري دقيق و جامع باشد مانند فردي است كه حافظه خود را از دست داده باشد و به ناچار
مجبور به دوباره كاري و آزمايش آزموده ها و پيمودن راههاي گذشته و اتلاف وقت و هزينه خواهد بود.
اصولي كه در گزارش نويسي بايستي مورد توجه و دقت گزارشگر قرار گيرد و گزارش ها بر مبناي آنها تهيه شوند عبارتند از:
1 -درستي گزارش
گزارش بايستي بازگوكننده حقا يق باشد و در هيچ موردي اطمينان بيجا و غيرمستند ندهد و عقايد واحساسات و سليقه گزارشگر در آن
مداخله نكند .تهيه كننده گزارش تحت تاثير شرايط محيط ،جوسازي ها و غوغا سالاري ها قرار نگيرد و صرفا واقعيت ها را درج نمايد .گاهي
اوقات ممكن است شرايط چنان طبيعي ساخته شود كه با واقعيت اتفاق افتاده تفاوت چنداني نداشته باشد و گزارشگر را به اشتباه بيندازد.
-2 اختصار
مختصرنويسي از عواملي است كه اشتباه را كم مي كند ولي نبايد به روشني و درستي نوشته و جامع وكامل بودن آن خدشه وارد سازد ،
يعني به جهت كم گفتن بسياري از واقعيت ها پنهان بماند بطوري كه درتصميم گيري نهايي ما را با مشكل مواجه نمايد و بايستي توجه
داشت كه حجم گفته ها و نوشته ها با موضوع مطابقت داشته باشد.
3 -دقت
گزارش بايد بسيار دقيق و گويا بوده و اطلاعات جامع و كاملي را به خواننده ارائه نمايد . وظيفه گزارشگر است كه با ثبت اطلاعات دقيق
مانع از انجام مجدد كارها و اتلاف زمان و هزينه اضافي گردد . بنابراين اصل دقت يكي از مهمترين اصول گزارش نويسي به شمار مي رود.
4 -تناسب اجزاء
گزارش بايستي داراي حجم متناسب با موضوع بوده و نه بسيار طولاني و ملال آور و نه كوتاه و خلاصه باشد، در عين حال همه نكات لازم را
به صورتي جذاب و مؤثر به طوري به خواننده منتقل نمايد كه رغبت وعلاقه وي را در مطالعه كامل موضوع برانگيزد تا خواننده مطالب را به
طور دقيق و جزء به جزء درك نمايد.
5 -وابستگي عناصر
گزارش بايستي براساس تفكري صحيح و منطقي تدوين شد ه باشد و از حدس و گمان و احتمال دور بوده و اعتماد خواننده را جلب كرده و
فاقد مطالب متضاد و دوگانگي باشد بطوري كه تمامي عناصر تشكيل دهنده موضوع با يكديگر متناسب باشند و يكديگر را انكار نكنند، بلكه
باعث تقويت كلي موضوع و مطلب باشند.
فصل سوم : ساختار گزارش
هر گزارش كامل صرف نظر از صفحات عنوان ، فهرست مندرجات و ضمايم معمولا داراي سه جزء عمده زير است
خلاصه گزارش 􀀹
تنه يا متن اصلي گزارش 􀀹
پايان گزارش 􀀹
در صفحه عنوان مشخصاتي از قبيل عنوان گزارش ، نام گزارش نويس ، سازمان و محل كار و تاريخ نگارش و ديگر اطلاعات لازم از نظر
گزارشگر درج مي شود
عنوان بايد روشن، مختصر و گويا باشد و نشان دهد گزارش نهايي است يا پيش نويس يا مقدماتي.
فهرست مندرجات بايد به گونه اي تنظيم شود كه ساخت گزارش با نظرهاي اجمالي از روي آن خوانده شود.
ضمايم شامل يادداشت ها، جداول و نمودارها، محاسبات و ارجاعات و ديگرمواردي است كه پشتوانه نظرهاي مندرج در گزارش هستند و بنا
به دلايلي از واردكردن آنها درمتن اصلي گزارش خودداري شده است.
٧
خلاصه گزارش:
معمولا فصل اول گزارش همان خلاصه گزارش است . چنانچه گزارش كوتاه و فاقد فصل بندي باشد اين خلاصه بخشي مستقل از گزارش
محسوب مي گردد ولي به هر حال ميان خلاصه گزارش و گزارش كوتاه( چكيده گزارش ) تفاوت هايي وجود دارد . گاهي ممكن است علاوه
بر گزارش كامل ، گزارش كوتاه نيزخواسته شود عده اي از گزارشگران فقط اين قسمت را مطالعه مي كنند و در صورت ضرورت به اصل
گزارش مراجعه مي كنند.گزارش كوتاه ( چكيده گزارش ) يادآور وجود اصل گزارش است از اين رو مشخصات گزارش در آن عرضه مي شود
تا در صورت لزوم بتوان به اصل آن دسترسي داشت.در نخستين پاراگراف از خلاصه گزارش مجوز تحقيق و بررسي و هدف آن يادآوري مي
گردد سپس مسئله به اجمال طرح و مقاصد ، برداشت و روش ، نتايج و پيشنهاد ها بيان مي گردد.نتايج و پيشنهادها را بارديگر در جاي
خود نيز مي توان آورد . اين تكرار مفيد است زيرا بعضي از گزارش خوانها فقط همان فصل يا بخش اول گزارش را مي خوانند.
متن اصلي گزارش:
متن اصلي گزارش به بخشها يا فصل هايي تقسيم مي شود كه اين فصل بندي برحسب موضوع و حجم گزارش انجام مي گيرد .اگر
موضوعات متعدد باشد هر موضوع در فصلي جداگانه مطرح مي شود و در بخشهاي مختلف خلاصه ، بيان و شرح واقعيت ها و شواهد و دادها
تحليل آنها و نتايج حاصل از تحليل مدنظر گرفته مي شود.
ممكن است شرح بحث هايي كه پيش از رسيدن به پيشنهادها جريان يافته نيز در گزارش منعكس شود وپيشنهادها بايد در جايي به صورت
قابل توجه مطرح گردد.
فصلها به ويژه فصل اول نبايد زياد از حد طولاني باشد
حجم فصل اول بايد به اندازه اي اختيار شود كه گزارش خوان ظرف يك ربع پيش از جلسه بتواند آنرا بخواند يا اگر تمام گزارش را خواند
رئوس مطالب رابه ياد آورد.
عنوان ها بايد زباندار و گويا باشند تا در صورت لزوم صرف خواندن آنها تصوري ازموضوع ايجاد نمايد.جداول طولاني ،دلايل شواهد تفصيلي ،
برداشت هاي مربوط به مدارك ، اسناد نمونه ، واژه نامه، كتابنامه و مانند آنها به صورت ضمايمي به گزارش ملحق شوند تا تنه اصلي را زياد
نسازند .بااين حال گاهي فشرده و خلاصه اي از موادضمايم در متن درج مي شود . ارقام و شواهد و داده هاي خام فراوان در متن اصلي
گزارش و حتي در ضمايم آن پسنديده است، اما اين موارد بايد به نام پشتوانه گزارش در بايگاني گزارش نويس حفظ شود تا هرگاه استفاده
از آنها ضرورت يافت در دسترس باشد.
پايان گزارش:
در پايان گزارش خط يا محل امضاء قرار مي گيرد.
گزارش بايد به امضاي گزارش دهنده تهيه كننده گزارش و مسئول واحد سازماني گزارش دهنده و درغياب وي به امضاي جانشين او برسد.
مراحل تهيه گزارش:
با عنايت به تعاريف گزارش هركس در هر مقامي كه باشد نياز به كسب اطلاع در مورد كار خود دارد و يا به عبارت ديگر نيازمند گزارش
است . اعلام وقت و ساعت ، تعريف حادثه ، يا شرح وقايع روزانه گزارش به شمار مي روند . بنابراين ارائه گزارش به دو صورت شفاهي يا
كتبي صورت مي گيرد . با توجه به اينكه گزارش شفاهي اعتبار و رسميت زيادي ندارد مورد بحث ما قرار نمي گيرد . تهيه گزارش كتبي در
چهارمرحله زير صورت مي پذيرد:
1 -انتخاب موضوع
2 -گردآوري اطلاعات
3 -طرح ريزي مطالب
4 - عرضه اطلاعات جمع آوري شده
1 -انتخاب موضوع اولين گام در تهيه يك گزارش است . موضوع گزارش باتوجه به شغل و هدف فرق ميكند انتخاب موضوع بايستي
متناسب با زماني كه براي انجام گزارش در نظر گرفته شده است باشد مثلا يك گزارش كار اداري ممكن است يك ساعت زمان ببرد و يك
گزارش تحقيقي يك هفته يا يك ماه زمان بخواهد و يك گزارش تحصيلي حداقل شش ماه زمان لازم داشته باشد.
٨
علاوه بر زمان لازم است به اطلاعات موجود در خصوص گزارش توجه شود امكان بررسي و تحقيق ، اندوخته علمي ، دسترسي به منابع
اطلاعاتي از جمله نيازهاي تهيه گزارش مي باشد.
2 -گردآوري اطلاعات
هر گزارشگر براي تهيه گزارش نيازمند گردآوري اطلاعات و سوابق مرتبط با موضوع است .اين اطلاعات ازطرق گوناگون به دست مي آيد .
مهمترين راه هاي گردآوري اطلاعات عبارتند از:
الف) تحقيق مشاهده اي
ب ) تحقيق عمومي ( به صورت مصاحبه و پرسشنامه )
ج ) تحقيق كتابخانه اي يا پژوهش از راه مطالعه
كليه اطلاعات مربوط به سوابق ،فعاليت ها ، عملكرد و پيشرفت هاي سازمان ها يا موسسات ، به صورت طبقه بندي شده در مركز بايگاني
(آرشيو) مخصوص به همان سازمان يا موسسه گردآوري شده و به دقت نگهداري مي گردد. تا مواقع ضروري در اختيار مسئولان و تصميم
گيرندگان سازمان قرار گيرد
مطالعه اين اطلاعات توسط مسئولين و تصميم گيرندگان سازمان به اتخاذ تصميمات و استراتژي هايي منجر شده كه سياست هاي عملياتي ،
خدماتي و توسعه سازمان بوده اند در حال حاضر نيز هر گونه تصميم گيري در سازمان ها با مطالعه گزارش هاي مطالعاتي ، عملياتي بازرسي
ها كه مربوط به فعاليت هاي سازمان هستند نتايج مطلوب تري را در پي خواهد داشت.
3 -طرح ريزي مطالب
اين مرحله بسيار حساس است و گزارشگر مانند مهندسي است كه مي خواهد بنايي را بسازد، ابتدا وضع زمين و تناسب ساختمان را در ذهن
خود مجسم مي كند، سپس به طرح ريزي آنچه ديده و به نظرش رسيده است مي پردازد و نقشه ساختمان را ترسيم مي نمايد و بعد از
انتخاب مواد لازم ، بر حسب تقدم و تاخر به درجه بندي آنها مي پردازطرح ريزي مطالب شامل سه قسمت زير است:
-1 طبقه بندي و پردازش اطلاعات و داده ها
-2 ثبت مراحل و جريان تهيه اطلاعات و پيشرفت كار
3 - تفكيك اسناد و مدارك متن و پيوست گزارش
4 -عرضه اطلاعات جمع آوري شده
پس از آنكه به شيوه هاي سه گانه فوق اطلاعات جمع آوري شد، بايد به تنظيم آنها پرداخت تنظيم اطلاعات كاري آسان است زيرا بعد از
جمع آوري مطالب گزارشگر عناوين كلي گزارش را يادداشت مي كند سپس با توجه به اهميت موضوع هر يك را درجاي مناسب خود قرار
مي دهد هنر گزارش نويسي در اين موقع تجلي مي كند . افرادي كه با فكر دقيق و منطقي به نوشتن گزارش مي پردازند .به يقين بهتر از
ديگران مي توانند انديشه ها و خواسته هاي خود را عرضه دارند تنظيم گزارش بايستي مبتني بر ساختار گزارش باشد . ساختار ارائه شده در
ابتداي فصل نويسنده گز ارش بايد پيش از آغاز نگارش فكر كند چه مي خواهد بنويسد؟ براي چه كسي مي نويسد؟چه مقدار و چگونه
بنويسد؟ تا نوشته او مورد قبول واقع شود.
مراحل تهيه يك گزارش توصيفي مطالعاتي
در تهيه يك گزارش مطالعاتي رعايت ترتيب مراحل زير قابل توجه است:
الف : تهيه سوابق:
اسناد و مدارك معتبري كه از پيش وجود دارد . همچون گزارش ها ، بريده مطبوعات ، مقالات ، مكاتبات گذشته و برنامه هاي عملياتي. اين
سوابق پيش از آنكه كار تحقيقي به معناي واقعي آن آغاز شود بايد مورد مطالعه قرار گيرد تا مشخص و در مسير موردنظر چه كارهايي
صورت گرفته است.اسناد مربوط به سوابق در گزارش نهايي به عنوان منبع و ماخذ ياد خواهد شد.
ب : برنامه ريزي و طبقه بندي اطلاعات:
اين برنامه ريزي شامل فهرست بندي مطالبي است كه در گزارش بايد درج شود . افرادي كه با آنها بايد تماس گرفته شود .طرح كل گزارش
با ذكر نام مجري طرح و موعد اجرا و همچنين يادداشت ها و مكاتبات مربوطه .در اين مرحله داده ها يا اطلاعات به دست آمده پردازش يا
تحليل شده و محل كاربرد آنها در تهيه متن معين مي شود.
٩
ج : پيشرفت كار:
در مواقعي كه گزارش طولاني باشد و نياز به مراجعه و مصاحبه با افراد مختلف در محل هاي متفاوتي باشدلازم است مراحل پيشرفت كار،
افراد ملاقات شده و مشكلات و موانع احتمالي مشخص شود . گزارشگر درهر مرحله از انجام گزارش در صورت نياز وضعيت كار را به طور
شفاهي يا كتبي گزارش مي دهد تا درصورت نياز مديريت ضمن مطالعه و نظارت مستمر بر كار كمك ها و راهنمايي ها ي لازم را ارائه
نمايد.در گزارش نهايي طبعا از گزارش هاي پيشرفت كار البته با گرايش تازه و نتيجه گيري هاي قطعي استفاده مي شود.
مراحل تهيه گزارش اداري يا گزارش كار:
1 -سرلوحه يا عنوان
سرلوحه گزارش عينا مطابق سرلوحه نامه هاي اداري تنظيم مي گردد بااين تفاوت كه
الف) اگر گزارش دهنده از كاركنان زيردست گزارش گيرنده باشد به جاي عنوان واحد سازماني گزارش دهنده در مقابل كلمه ( از) نام و نام
خانوادگي خود را ذكر مي نمايد.
ب ) واحدهاي سازماني و كاركنان يك مجموعه نمي توانند به مقام سازماني كه در تابعيت آن ها قرار ندارند گزارش دهند .در اين گونه
موارد بايستي گزارش به عنوان مسئول ذيربط تهيه و طي آن درخواست شود كه مراتب به مقام موردنظر يا واحد سازماني مربوط اعلام و
منعكس گردد .مقامات و واحدهاي سازماني برابر ضوابط مقرر در حدود اختيارات عمل خواهند نمود.
2 -متن
متن گزارش همانند متن نامه تهيه مي گردد، با اين تفاوت كه:
الف) اگر گزارش براساس دستور صادره قبلي يا مبتني بر سوابقي تهيه مي شود حتما بايستي به دستور صادره اشاره و يا شرح مختصر و
مفيدي از سابقه امر، در ابتداي گزارش ذكر شود.
.ب ) شرح اقدامات انجام شده در اجراي دستور صادره و نتايج حاصل از آن و يا شرح دلايل وعواملي كه منجر به تقديم گزارش شده است ،
بايد در متن گزارش آورده شود.
ج ) متن گزارش بايد در صورت لزوم ، حاوي نمودار ، تصوير ،آمار ، تجزيه و تحليل موضوع ،نتيجه گيري و پيشنهادهاي مبتني بر نوع
درخواست يا موضوع گزارش باشد.
3 -پايان گزارش
پايان گزارش بجز خط امضاء ,فاقد بقيه موارد مربوط به نامه ( نام و نام خانوادگي مسئول واحد سازماني صادركننده نامه و عنوان سازماني
وي مي باشد.) گزارش بايد به امضاي مسئول واحد سازماني گزارش دهنده و در غياب وي به امضاي جانشين اوبرسد .
توضيح :
1 -گزارش هايي كه حاوي پيشنهاد يا كسب اجازه است نبايد طوري تنظيم شود كه براي مقام گزارش گيرنده تعيين تكليف نمايد.
2 -در صورت نياز اسناد و مدارك لازم به ضميمه گزارش ارسال مي گردد.
فصل چهارم شناخت مكاتبات اداري
مكاتبات رايج در سازمان ها و موسسات دولتي و غيردولتي شامل انواع زير است كه ضمن عنوان هريك تعريف مربوطه نيز آمده است:
نامه:
نوشته اي است حاوي مطالب اداري ( يك يا چند موضوع ) كه براي تبادل اطلاعات و نظرات ، اعلام خواسته ها و يا پيگيري و اطلاع از
اقدامات انجام شده بين دو يا چند مرجع دورن يا برون سازماني مورد استفاده قرار مي گيرد.
بخشنامه :
مطلبي است مكتوب كه جنبه عمومي داشته و از طرف مقام مسئول و ذيصلاح به منظور آگاهي و يا اجراء براي واحدها و كاركنان ذينفع يا
ذيربط ارسال مي گردد.
دستورالعمل:
١٠
مكاتبه اي است كه طي آن مراحل انجام كار و وظايف و مسئوليت واحدها و مراجعي از سازمان كه همكاري و هماهنگي آنها به منظور
دستيابي به هدف يا اهداف خاص ضروري است، تعيين و از سوي مقام بالاتر براي اجرا ابلاغ مي گردد.
آئين نامه:
آئين نامه نوشته اي است كه راه و روش و چگونگي اجراي يك مصوبه يا يك تصميم را بيان مي نمايد.
تقاضانامه:
نوشته اي كه در آن تقاضا يا خواسته اي از شخص حقيقي يا حقوقي بيان شده باشد.
پيش نويس:
نوشته اي به شكل مكاتبه نهايي كه به منظور تائيد يا اظهارنظر و اصلاح ات احتمالي به مقام بالاتر ارائه ميشود.
مينوت:
نسخه اي از نوشته اصلي است كه توسط اقدام كننده و رده بالاتر پاراف شده و در پرونده بايگاني مي شود.
دستور:
مطلبي است كه از سوي مقام بالاتر ، به منظور اجراء به افراد يا واحدهاي زيردست ابلاغ مي گردد و ممكن است شفاهي يا كتبي باشد.
پيوست:
مدركي است كه امكان وارد كردن آن در متن نامه نيست و براساس ضرورت همراه نوشته اصلي ارسال مي گردد.
ضميمه : اگر پيوست نوشته داراي پيوست باشد به آن ضميمه گويند.
اصول عمومي و فني مكاتبات:
براي آنكه نوشته اي موثر واقع شود بايد طوري تهيه شود كه گوياي نظر واقعي نويسنده بوده و بدون ابهام و سوء تفاهم باشد .يك متن
مكاتبه اي يا يك نامه خوب واجد شرايط و نكات زير است
1. بيان مطلب : متن نوشته روشن و غيرقابل تفسير بوده و حاوي يك مفهوم و ايده اصلي باشد
2. درست نوشتن : نوشته فاقد هر اشتباه املائي و انشايي باشد.
3. منطقي بودن : ارتباط منطقي مطالب با يكديگر رعايت شده باشد.
4. تقسيم بندي مطالب : متن مكاتبه مي تواند شامل سه قسمت سابقه ، مطلب موردنظر و اقدامات مورد انتظارباشد .رعايت
پاراگراف بندي علاوه بر جلب توجه خواننده به روشني مطالب كمك مي كند.
5. واقع بيني : مطلب با بي طرفي و بدون غرض ورزي تهيه شود.
6. رعايت اختصار : مختصر نويسي، اشتباه را كم مي كند ولي نبايد به روشني و درستي نوشته ، جامع وكامل بودن آن خدشه وارد
سازد.
تاكيد نكات و موارد مهم : برجسته كردن و در ديد قرار دادن نكات و موارد مهم نوشته ، با رعايت ترتيب و توالي صحيح براي بيان
عبارات.
صحيح نوشتن : رعايت علائم و نقطه گذاري در نوشته
سادگي : استفاده از جملات و عبارات ساده و كوتاه و روشن و پر هيز از به كارگيري واژه ها واصطلاحات غيرمتعارف.
براي تهيه نوشته هايي كه نياز به جمع آوري ، طبقه بندي ، تجزيه و تحليل و تنظيم مدارك و اطلاعات دارد رعايت موارد زير
بر سرعت ، دقت و درستي كار مي افزايد:
1. شناخت و درك موضوع : اطمينان حاصل شود كه موضوع كاملا درك و حدود و اهميت كار دريافت شده است.
2. تهيه برنامه و روش كار : قبل از هر چيز برنامه و رو ش كار خود را تعيين و معلوم كنيد چه سوابق و اطلاعاتي لازم است و
چگونه ، از كجا و به چه ترتيبي مي توان آنها را فراهم نمود.
3. تهيه برنامه زمانبندي : در نظر گرفته شود چه مدت زماني براي تهيه نوشته موردنظر در اختيار ا ست وبا توجه به آن برنامه
ريزي زماني تهيه شود.
١١
4. جمع آوري اطلاعات و سوابق : سوابق و اطلاعات مورد نياز جمع آوري و ارزيابي شده و از آنهايادداشت برداري شود.
5. تنظيم يادداشت ها : يادداشت هاي تهيه شده براساس موضوع و اهميت آنها طبقه بندي و تنظيم شود.
6. تعيين نوع نوشته : با توجه به موضوع ، حجم مطالب و محتوي ، نوع نوشته مناسب تعيين شود
7. هماهنگي : اطلاعات مربوط به ملاقات هاي غيررسمي و يا تشكيل كميسيون ها ، نظرات و پيشنهادهاي صاحبنظران ، متخصصين
و مسئولين ذيربط دريافت شده و اطمينان حاصل شود كه به تمامي جنبه ها وجوانب موضوع توجه شده است.
8. جمع بندي ، نتيجه گيري و تهيه پيشنهادها : مجموع اطلاعات فراهم آمده و پيشنهادهاي مطروحه را تجزيه و تحليل كرده و
باتوجه به نتايج حاصله ، پيشنهادهاي لازمي كه متكي بر حقايق باشند در قالب امكانات موجود و قابل دستيابي تهيه و جزئيات
آنها نيز تعيين شود.
1. تنظيم نوشته و ارائه آن : مطالب حاصله را باتوجه به اصول و نكات فني نگارش ها در قالب يكي از انواع مكاتبات تنظيم و به
رده مسئولين ارائه شود علائم و نشانه هاي درست نويسي ( سجاوندي ) رعايت شود.
اجزاي نامه هاي اداري
هر نامه اداري از پنج قسمت به شرح زير تشكيل مي شود:
الف -سرلوحه
سرلوحه نامه هاي اداري به آن قسمت از نامه ها اطلاق مي گردد كه معمو لا به صورت چاپي در قسمت بالاي كاغذهاي اداري طراحي مي
گردد . در وزارتخانه ها و موسسات دولتي آرم يا نماد جمهوري اسلامي ايران همراه با نام وزارتخانه ،نام موسسه يا سازمان ، شماره ، تاريخ و
پيوست در سرلوحه نامه قرار مي گيرد .در دانشگاه علوم پزشكي نيز مجموعه آرم دانشگاه ، عناوين فرستنده و گيرنده و موضوع در سمت
راست سرلوحه ( ، عناوين تاريخ ، شماره و پيوست ) در سمت چپ سرلوحه قرار مي گيرد.
استاندارد 379 موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران سرلوحه را چنين تعريف مي كند " سرلوحه شامل آرم جمهوري اسلامي و يا آرم
سازمان و نوشته هاي زير آ ن ( نام ساز مان ) كه در بالا وسمت راست كاغذ قرار مي گيرند و شماره ، تاريخ و پيوست كه به ترتيب در بالاي
سمت چپ كاغذ قراردارند مي گردد.
ب : عناوين گيرنده ، فرستنده و موضوع نامه:
1 -گيرنده : عنوان واحد سازماني است كه نامه خطاب به آن صادر مي شود .
2 -فرستنده : عنوان واحد سازماني است كه نامه را صادر مي نمايد .
3 -موضوع : عبارت كوتاهي است كه مبين محتوي نامه بوده .
ج -متن: شرح اطلاعات ، نظريات ، خواسته ها و ديگر مطالب بايد منطبق با هدف تنظيم و ارسال نامه باشد و برحسب حجم مطلب تقسيم
بندي شده يا در پاراگراف هاي متعدد تهيه شود.
د -مشخصات امضاء كننده:
پس از پايان متن نامه ، نام و نام خانوادگي مسئول واحد سازماني صادركننده نامه و عنوان سازماني وي به ترتيب در دو خط ذكر مي شود.
ه -گيرندگان رونوشت نامه:
در صورتي كه به جز گيرنده اصلي نامه ، اطلاع يا اقدامي از سوي ساير واحدهاي سازماني لازم يا متصور باشد پس از خط امضاء عناوين
سازماني آنها ذيل كلمه ( گيرنده ) يا ( گيرندگان رونوشت ) درج ميگردد.
توضيح : در صورتي كه احساس شود گيرندگان نامه پس از دريافت آن ممكن است نياز به توضيح ، اخذ اطلاعات بيشتر و هماهنگي
داشته باشند ، بايد شماره تلفن مسئول واحد سازماني صادركننده نامه يا اقدام كننده در ذيل نامه درج گردد.
تهيه دستورالعمل :
همان طور كه گفته شد در سازمان هاي كشوري " دستورالعمل " به منظور تعيين چگونگي اجراي مقررات عمومي يا مقررات مصوب كه نياز
به همكاري و هماهنگي مجموعه اي از واحدهاي سازماني دارد تنظيم مي شود ودر دانشگاه به امضاء بالاترين مقا م سازماني (رئيس دانشگاه
يا مقامي كه به وي تفويض اختيار شده است ) مي رسد.
١٢
دستورالعمل نظير متون قانوني از فصول و مواردي تشكيل مي شود كه طي آن وظايف يا نحوه اجراي وظايف و يا ضوابط عمومي و لازم
الاجراي سازماني تعيين و ابلاغ مي گردد
نحوه تنظيم بخشنامه:
الف-سرلوحه:
سرلوحه بخشنامه مانند سرلوحه نامه است بجز آنكه در بالا و در وسط كاغذ كلمه ( بخشنامه ) درج مي گردد.
توضيح :
-1 در بخشنامه هايي كه تعداد گيرندگان آنها كم است در مقابل عنوان فرستنده جمله ( به فهرست گيرندگان مراجعه شود ) .ذكر مي
گردد و فهرست گيرندگان در ذيل بخشنامه درج مي شود
-2 در بخشنامه هايي كه براي كليه واحدهاي سازماني صادر مي شود در مقابل عنوان فرستنده جمله ( كليه گيرندگان ) درج مي شود.
ب -متن : متن بخشنامه مطابق متن نامه تنظيم مي گردد.
ج -پايان بخشنامه : پايان بخشنامه نيز مطابق پايان نامه است.
عبارات استاندارد در مكاتبات اداري
در مورد بيان مطلب
الف ) به مقامات بالاتر : به استحضار مي رساند.
ب ) به مقامات مساوي : اعلام مي گردد.
ج ) به مقامات پائين تر : ابلاغ مي گردد.
در مورد تقاضاي انجام كار يا دستور اجراي كار
الف ) به مقامات بالاتر : استدعا مي شود مقرر فرمائيد يا استدعا مي شود اجازه فرمائيد.
ب ) به مقامات مساوي : خواهشمند است دستور فرمائيد.
ج ) به مقامات پائين تر : دستور دهيد يا دستور داده مي شود.
پايان